Politique de protection des données personnelles
OPTIMIZACHATS
1. PREAMBULE
La société OPTIMIZACHATS accorde une grande importance à la protection des données personnelles de ses Adhérents, Fournisseurs et Partenaires.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
- Les « données » à caractère personnel désignent les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement. Cette expression vise par exemple les noms, adresses postales et/ou électroniques, numéros d’identification ou tout autre élément propre à une personne physique.
- Le « responsable du traitement » s’entend de la personne physique ou morale, qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est OPTIMIZACHATS.
- Le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels le Responsable de traitement travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel collectées par OPTIMIZACHATS.
- Les « personnes concernées » sont celles qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et dont les données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement.
- Les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de OPTIMIZACHATS que leurs sous-traitants.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de OPTIMIZACHATS et de formaliser les droits et les obligations des personnes concernées au regard du traitement de leurs données à caractère personnel, conformément notamment au Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le RGPD).
La présente politique est publiée sur le site internet de OPTIMIZACHATS (www.optimizachats.fr).
2. RESPONSABLE DES TRAITEMENTS
Le responsable des traitements de vos données est la société OPTIMIZACHATS, Buroparc 18 boulevard Jacques Réattu -Bâtiment D – 13009 Marseille.
Toutes questions concernant les traitements pourront lui être adressées par courrier à l’adresse susmentionnée ou par email à (contact@gidc.optimizachats.fr)
3. DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES
OPTIMIZACHATS collecte essentiellement des coordonnées d’entreprises ne constituant pas des données personnelles.
Pour les besoins de son activité, OPTIMIZACHATS peut également être amenée à collecter les données personnelles suivantes lors de l’inscription d’une Entreprise en qualité d’Adhérent ou de Fournisseur :
• coordonnées d’une ou plusieurs personnes physiques « contact » (nom, fonction, adresse email professionnelle nominative, ligne téléphonique directe professionnelle et/ou numéro de mobile personnel, adresse IP.)
4. BASES LEGALES DES TRAITEMENTS
OPTIMIZACHATS est notamment habilité à traiter les données personnelles des personnes concernées par les articles 6.1. a, b, c et f du RGPD, selon lesquels :
« 1. Le traitement n’est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :
a) la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
b) le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
c) le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
f) le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.
5. FINALITES DES TRAITEMENTS
OPTIMIZACHATS traite notamment les données des personnes concernées dans les objectifs suivants :
- enregistrer l’inscription des Adhérents ou des Fournisseurs sur la Plateforme ;
- adresser aux Adhérents les offres de Fournisseurs en lien avec leur activité professionnelle ou relatives à des produits ou offres supports,
- résoudre tout problème afin d’améliorer l’utilisation de la Plateforme et des services ;
- personnaliser, évaluer et améliorer les services ;
- analyser le volume et l’historique des utilisations des services ;
- contacter les Adhérents et Fournisseurs et les informer sur les services ;
- facturer les services ;
- prévenir, détecter et enquêter sur toute activité potentiellement interdite, illégale ou contraire aux bonnes pratiques et assurer le respect des conditions d’utilisation et de la politique d’envoi ;
- se conformer aux obligations légales et réglementaires.
6. DESTINATAIRES DES DONNEES
OPTIMIZACHATS s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés, tels que ses partenaires afin d’obtenir une assistance et un soutien dans le cadre de l’exécution des services. OPTIMIZACHATS s’assure d’avoir mis en place des exigences claires en matière de protection des données pour tous ses prestataires tiers.
Les destinataires des données à caractère personnel au sein de OPTIMIZACHATS sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique.
OPTIMIZACHATS ne vend ni ne loue les données personnelles de ses Adhérents à des tiers à des fins de marketing, quelles qu’elles soient.
OPTIMIZACHATS ne divulgue pas les données personnelles de ses Adhérents et Prospects à des tiers, sauf si :
(1) La Personne concernée en demande ou en autorise la divulgation ;
(2) la divulgation est nécessaire pour traiter les transactions ou fournir les services demandés; (3) OPTIMIZACHATS y est contraint par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, dans le cas d’une ordonnance d’un tribunal, d’une citation à comparaître devant un tribunal ou de toute autre demande similaire émanant d’un gouvernement ou du pouvoir judiciaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ; dans ce cas, OPTIMIZACHATS n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
(4) le tiers est un sous-traitant ou un sous-processeur de OPTIMIZACHATS dans l’exécution de services.
OPTIMIZACHATS n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.
7. DUREE DE CONSERVATION
Les données des Adhérents sont conservées toute la durée de leur abonnement et pendant un délai de 12 mois après la fin de leur abonnement (sauf obligation légale contraire, notamment concernant les factures).
8. DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCES
Les Personnes concernées disposent d’un droit de demander à OPTIMIZACHATS la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Elles disposent également d’un droit d’accès à ses données, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité ;
- la demande est formulée par écrit à l’adresse suivante : OPTIMIZACHATS, Buroparc 18 boulevard Jacques Réattu -Bâtiment D – 13009 Marseille ou par email (contact@gidc.optimizachats.fr)
Les personnes concernées sont informées que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
9. MISE A JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION
Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par OPTIMIZACHATS, celle-ci pourra solliciter un Adhérent qui aura pour obligation de satisfaire aux demandes de OPTIMIZACHATS.
Les personnes concernées disposent d’un droit à la rectification de leurs données, qui peut être exercé par voie postale ou électronique.
Les rectifications interviennent, sauf cas exceptionnel motivé, dans un délai qui ne saurait être supérieur à 8 jours.
10. DROIT A L’EFFACEMENT
Le droit à l’effacement des données des personnes collectées ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les personnes concernées pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par OPTIMIZACHATS et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
- les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel OPTIMIZACHATS est soumis.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les Personnes concernées sont informées qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier son identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles.
11. DROIT A LA LIMITATION
Les Personnes Concernées sont informées qu’elles ne disposent pas du droit à la limitation du traitement de leurs données à caractère personnel dans la mesure où les traitements opérés par OPTIMIZACHATS sont licites et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution des relations contractuelles.
Toutefois, OPTIMIZACHATS a à cœur de garantir une relation de confiance pérenne avec ses Adhérents et Fournisseurs et reste donc à l’écoute de toutes demandes de leur part à ce sujet, sans s’engager à y donner suite.
12. DROIT POST-MORTEM
Les personnes concernées sont informées qu’elles disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier à l’adresse OPTIMIZACHATS, Buroparc 18 boulevard Jacques Réattu -Bâtiment D – 13009 Marseille ou par email (contact@gidc.optimizachats.fr) accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.
13. DECISION INDIVIDUELLE AUTOMATISEE [NEANT]
OPTIMIZACHATS ne met en œuvre aucun processus de décision individuelle automatisée.]
14. SOUS-TRAITANCE
OPTIMIZACHATS informe ses Adhérents et Fournisseurs qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données.
Dans ce cas, OPTIMIZACHATS s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD. OPTIMIZACHATS impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’à lui-même. De plus, OPTIMIZACHATS se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
15. SECURITE
OPTIMIZACHATS définit et met en œuvre les mesures techniques appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
A cette fin, OPTIMIZACHATS peut se faire assister de tout tiers de son choix.
En tout état de cause, OPTIMIZACHATS s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, OPTIMIZACHATS s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
16. VIOLATION DES DONNEES
OPTIMIZACHATS s’engage à notifier à la CNIL toute violation de données à caractère personnel dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si cette violation fait porter un risque élevé aux personnes concernées et que les données n’ont pas été protégées, OPTIMIZACHATS en avisera ces personnes et leur communiquera les informations et recommandations nécessaires.
17. TRANSFERT DE DONNEES A L’INTERNATIONAL
En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, OPTIMIZACHATS en informera les personnes concernées et s’assurera du bon respect de leurs droits.
Les dispositions relatives aux flux transfrontières sont opposables à OPTIMIZACHATS, sauf dans les cas dérogatoires prévus à l’article 49 du RGPD.
18. REGISTRE DES TRAITEMENTS
OPTIMIZACHATS, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre simplifié de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par OPTIMIZACHATS en tant que responsable du traitement.
OPTIMIZACHATS s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
19. RECLAMATIONS
Les personnes concernées sont informées de leur droit d’introduire une plainte auprès de la CNIL si elles estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
Cnil – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
20. MODIFICATION DE LA PRESENTE POLITIQUE
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des personnes concernées par tout moyen défini par OPTIMIZACHATS, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
